下個星期五之後就要開始準備放產假了 老闆其實蠻睌才開始物色Temp 臨時人員
好不容易開使物色了 只找了3個人讓我們參考選擇, 偏偏這3個人在我看來都有點不行
不過, 因為不是找正職人員 只是個臨時人員, 老闆就決定從其三中選了一個
這個女士大約40出頭吧, 老闆中意她的關係我想是她在 HP 做了很多年, 也是有做到經理職位
再加上有相關經驗, 所以應該算是安全可用吧
這星期開始, 我就負責訓練在這星期五以前 要把大部分day-to-day 的工作教給她
我的工作包含了很多客戶和老闆每一週每一個月需要的報表
還有加上三不五時 廠商有問題, 客戶有問題, 一堆可能跟產品品質運送有關的問題要解決
其實東西是挺瑣碎的, 但是一點都不會很困難 大家從我在公司常寫 blog 和 上 FB 就知道啦
開始第一天, 我就把比較基礎的介紹告訴Temp 小姐,
比如說 星期一~五有哪些固定的會議,有哪些固定的工作要在何時完成.
當然, 這些都是打字打好好的在一張清單上, 一條一條列的清楚 然後教她如何做的
加上我部門非常注重流程, 所有流程都清清楚楚白紙黑字的打下來 也印給她了
講解了一遍, 請她跟著檔案看了一遍, 再請她自己讀流程
雖然資訊很多 我想 這樣應該至少有個了解如何做這部分的工作
沒想到第二天來的時候, 再幫她複習第一天說的部分, 好像..... 第一天根本不存在過
天呀!!!! 難道我說話不用花費力氣的嗎? 這麼簡單的東西 難道一點都記不起來嗎?
記不起來 不會看看自己的筆記嗎? 看她第一天一直在打哈欠, 我應該就有點警覺才對
第二天, 把第一天的再講一遍, 再加上第二天應該要教完的, 她是比較認真做筆記了
還把給她的sample emails 和流程都好好夾在筆記本裡
第二天還順便讓她檢查一下她可不可以找到所有的分享的檔案
第三天, 決定開始讓她真正開始更新一些週報表和月報表 當作實際演練
一早, 就請她更新一個超級簡單的excel report,
基本上只要把這個月的幾個欄位的加總數字copy and paste 到另一個給老闆看的匯總report 就好
總共是新加入四行 然後更新這個月和上個月的差距 這樣就好了
結果小姐她總共花了 30分鐘才說 她做好了, 做好一看, 有2行的數字還copy and paste 到錯的欄位
字型和顏色也都跟其他的不一樣 $!^&^@! 我一看心想... 這不會是真的吧?
告訴她數字弄錯欄位, 改了兩次以後才弄對了..... 當然 這個不用5分鐘的report 小姐她花了1個小時終於做完
接著, 請她回覆客人的一個詢價的email. 其實這個也非常簡單 因為已經告訴她 總價目表在哪裡
只要 copy & paste 客人需要的那個產品的各地區的價格到email 上就可以了(需要16個價格)
Temp 小姐好像跟excel 有仇一樣, 在總價目表上就是找不到價格,
好不容易找到了, 又copy paste 不到 email 上, 我就看她最後把一個個找到的價格抄下來
在一個一個打到email 上......................%$^&*!#
不過也由於這樣, 很快的... 一下子就到吃中飯的時間, 平常我可是得算小時敖很久才到的
到了下午, 是該進階到比較重要的報表的時候了- 如何稽核廠商月結的發票
again, 講解了一遍, 把流程印出來請她讀一遍, 在試做幾個給她看, 她也說一切都了解
我就把4月份已經做過的, 請她再重做一遍, 這樣她就會自己有概念到時候要怎麼做
我記得我剛做這份報告時候, 我老闆就把檔案叫出來, 告訴我其他資料在哪找, report 的主要目的為何
就讓我自己開始做了, 一點也沒有告訴我 step by step, 我就看圖自己說故事, 有遇到問提再問他
所以我想, 我應該教的很詳細了吧, 還 step by step 的慢慢來唷
結果, 這一個報表 Temp 小姐從下午1點開始做, 到了3點45分才完成,
其中還漏了好幾個沒有稽核到, 也沒有發現 然後價格的部分還copy paste 錯
當然, 報表的外觀是一團亂, 有灰色有黃色亂七八糟
有的字大有的字小的....然而 她說這是完成的 report!!! 之後, 又花了15分鐘才把報表弄到好
其實, 要稽核的真的不超過30張發票... 不超過30張唷!!!!!
我都在想, 不知道要不要告訴超級龜毛的老闆, 他的選擇可能會讓他吐血
尤其當老闆真的看到那亂七八糟 所謂 "完成版"的報告 哈哈哈哈
爲了了解Temp 小姐的問題所在, 我認真的思考了很久, 到底是告訴她太快太多了呢 還是有其他的原因
後來, 我發現我解釋完一個部分時候, 她都說她了解了, 也記下筆記
我在處理其他工作時候, 沒有在交接時候, 她也沒有重讀筆記或是流程 就坐在那邊閒閒的等我
看起來不像是資訊太多無法消化 反而開始關心我那時候在處理的問題, 說她可以多學習一些.
可是, 我在處理的大部分是在5月後客戶改變流程後, 就不會再用的東西了, 那根本就不用知道呀
另外, 她實在不是很會用 excel. 她自己解釋說 她在家裡是使用 MAC 不是用 PC
所以, 有時候會比較慢. 我就說, HP 也是用 PC 系統的不是嗎? Temp 小姐說 那是4年前了都已經不熟悉了
我心理想, 那面試的時候怎麼都說 自己會用 excel 都沒有問題的呀?
Temp 小姐打字的時候, 竟然是用兩手的食指來打的! 我看到的時候 真是嚇了一大跳
雖然不是說慢, 但是也真的不怎麼快就是了
更好玩的是, 平常我們用左手可以直接按ctrl + C 或是 V 就可以控制 copy and paste 的
Temp 小姐是用左手的食指按 ctrl 然後加上右手的食指去按 C 或是 V
實在讓我大開眼界, 原來有人是這樣子用的呀 哈哈哈
在PDF 表要搜尋某個產品價格, 竟然是把檔案從頭看到尾, 一個一個用眼睛找到那個產品
果然, 一個報表可以用掉3-4小時, 是這樣子來的
真沒想到一個曾經在 HP 工作多年的人, 竟然懷有這樣的本領. 世界真是無奇不有呀
想到明天她要開始做週報表, 我就覺得 又有新鮮事可以看了
也許會說, 我應該教她怎麼樣用excel 可以增加工作效率
這些都是這份工作的基本要求, 我的工作可不是在這邊教導她怎麼用excel 的
面試的時候, 我可是開誠佈公的說到 這工作可是需要常常用到 excel 的唷
這個該是自己去學好的吧!尤其 Excel 也可以在 MAC系統上使用的呀
我想, 等我放完產假, 我在公司的工作保障應該是鑽石般的堅固才對啦!
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